home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / BUSINESS / EASYINV.LZH / EASINV.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-11-09  |  17KB  |  372 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                     EASY INVENTORY
  7.                                      Version  1.1
  8.  
  9.               This business inventory program is for those needing an easy
  10.          to use, stand alone inventory program.  Many businesses should
  11.          find the program to be ideal for their purchases and sales as well.
  12.          Besides various inventory reports, other sales reports should be
  13.          ideal for monitoring cash flow and income from sales as well.  The
  14.          program maintains the cost of sales based on the cost at the time
  15.          of the sale.  It uses auto lookups and scrolling record windows
  16.          for ease of use.
  17.  
  18.               The program provides for inventory by number, locations, and
  19.          by supplier for the reorder report.  It also offers virtually
  20.          unlimited record capacities.  It will even blank your monitor screen
  21.          after 10 minutes of inactivity to protect it from burn in.
  22.  
  23.               Requirements for this program are at least 512k ram and a
  24.          proper CONFIG.SYS file in the root directory.  A hard disk is
  25.          also highly recommended.  This is a large application and a separate
  26.          directory should be created for it's use.  Please see CONFIG.SYS
  27.          below for further information concerning this file.  If you have
  28.          a color system and the program does not come up in color, try
  29.          entering  MODE CO80  just prior to running it.
  30.  
  31.               Please read the following instructions before using, especially
  32.          the section explaining the use of the keyboard keys in the program.
  33.          Sample files are included for setup and test purposes.  You can
  34.          simply delete the records when through with them or you can copy the
  35.          EASINV.EXE file only if you prefer.  The sample files can be very
  36.          useful for quick starts and checking out the various reports that
  37.          are generated.  To start the program, enter EASINV at the prompt.
  38.  
  39.               If you like the program, registration is only 35.00.  You will
  40.          then be sent the registered version of the program.  You will be
  41.          able to view inventory on hand; print single location reports; and
  42.          display a summarized report of purchases, sales and inventory for
  43.          monitory cash flow and profit (making it easier on paper also).
  44.  
  45.               Your support is appreciated.  Feed back is always welcome.
  46.  
  47.                                     I. J. Smith
  48.                                     9795 Rustling Oaks
  49.                                     Baton Rouge, La. 70818
  50.  
  51.               The program is straight forward with the following steps:
  52.  
  53.               1.  Add Inventory Locations         Main Menu option D
  54.               2.  Add Inventory Suppliers          ''   ''    ''   E
  55.               3.  Add Inventory Items              ''   ''    ''   C
  56.               4.  Enter Purchases and Sales        ''   ''    ''   A & B
  57.               5.  Print reports as needed          ''   ''    ''   F
  58.  
  59.               The order shown is for first time use.  Many items can be added
  60.          when their tables are displayed for lookup purposes from various
  61.          data prompts by simply pressing the INSert key.
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.               Purchases need to be entered and processed before sales to
  71.          properly reflect the cost of sales.  A last unit cost is used as a
  72.          default and will be used if there is no cost at the time of sale.
  73.          This should at least assure a reasonable cost of sale in the various
  74.          sales reports.
  75.  
  76.               When making changes to purchases and sales transactions, the
  77.          description information will not be reflected properly until the
  78.          inventory number has been chosen.  This is normal and you can cancel
  79.          with the ESC key if you wish, previous data will not be lost.
  80.  
  81.  
  82.                                FUNCTION KEY USAGE
  83.  
  84.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  85.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  86.        A description of the action will appear in this window such as
  87.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  88.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  89.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  90.        add records by being situated where you want to add the record...
  91.        thus the use of the INSert key.
  92.  
  93.  
  94.                    KEY       FUNCTION
  95.                  -------     ---------------------------------------------
  96.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  97.                              automatically be inserted in proper position.
  98.  
  99.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  100.  
  101.                  ENTER       Used for changing highlighted record.
  102.  
  103.                  ESC         Cancel or exit.
  104.  
  105.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  106.                              one at a time.
  107.  
  108.                  PgUp        Displays previous window of records.
  109.  
  110.                  PgDn        Displays next window of records.
  111.  
  112.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  113.  
  114.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  115.  
  116.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  117.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  118.                              program will highlight the nearest record found.
  119.                              These are located in the upper left corners of
  120.                              the record table windows.  Make sure you try
  121.                              these out as they will make data entry much
  122.                              quicker with large files.
  123.  
  124.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  125.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  126.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  127.        step through the data fields.  If your data is correct, you can also
  128.        press CTRL-ENTER and not have to step through the fields.  This can be
  129.        very useful when simply needing to change data in only one field.
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.             Lookup fields are also used thruout the program.  If prompted
  137.        for a number for example, you can enter the number desired or if
  138.        blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed in a table.
  139.        The table will also be displayed if the number you enter does not
  140.        exist.  If the number is new, it can be added by simply pressing the
  141.        insert key.  Where appropriate, some tables will automatically pop
  142.        up for your choices.
  143.  
  144.  
  145.                                   SCREEN BLANKER
  146.  
  147.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  148.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  149.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  150.         keys to refresh the screen display.
  151.  
  152.  
  153.         Main Menu option A   Purchases
  154.  
  155.              This option will pop up a small menu to enter purchases.  Option
  156.         A will display the data entry table for the purchases.  If none exist
  157.         then the program will automatically display the record window for a
  158.         new purchase entry.  Purchases are displayed in the order of the
  159.         reference field.  It can be used for supplier invoice numbers or
  160.         any other use you may find useful to check the entries.
  161.  
  162.              The inventory table will automatically pop up for your choices.
  163.         Simply highlight your choice and press Enter.  If your inventory file
  164.         is large, make use of the locator fields on top of the tables.  They
  165.         will help locate records faster.
  166.  
  167.              Option B will print a report in the order of the reference as
  168.         entered.  It will subtotal the purchases for each reference.
  169.  
  170.              Option C will print a report in the order of the inventory item
  171.         numbers.  It will also print the total quantities purchases.
  172.  
  173.              When satisfied with the purchase entries and final reports, use
  174.         option D to process the purchases to the inventory records.  They will
  175.         be deleted after being posted.
  176.  
  177.  
  178.         Main Menu option B   Sales
  179.  
  180.              This option is similar to option A above but will display sales
  181.         rather then purchases in the entry table.
  182.  
  183.              The pop up record window will also display the inventory price,
  184.         cost, and quantities on hand.  The cost could be useful for those
  185.         wanting to use the program for "in house" use.  Simply use the unit
  186.         cost as the sales price.  If you have multiple quantities, you will
  187.         have to extend them however.
  188.  
  189.  
  190.         Main Menu option C   Inventory
  191.  
  192.              This option will display the inventory items table.  Use the
  193.         keyboard keys as described above for data entry.
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.              The program allows for a fifteen position number for the various
  203.         inventory items.  The program keeps the inventory sorted by this
  204.         number so you want to establish a good numbering system before you
  205.         start entering the items.  You can use upper case letters and numbers
  206.         for your particular needs.
  207.  
  208.              A twenty five position description field is provided along with
  209.         a four position unit description.
  210.  
  211.              The following fields are provided with brief descriptions.  You
  212.         will also find descriptions of usage in the reports sections below.
  213.  
  214.                  On Hand             Quantities on hand
  215.                  Total Cost          Total cost of on hand
  216.                  Minimum             Quantity to be used for reorder purposes
  217.                  Supplier Number     Supplier of the item.
  218.                  On Order            Used to maintain quantities on order
  219.  
  220.              You must also provide a last unit cost to be used as a default
  221.         for cost purposes at the time of sale.  This is only used if the
  222.         inventory costs are zero or less at that time.  The program will
  223.         automatically maintain this cost when purchases are processed.  For
  224.         initial set up, you may want to use the displayed unit cost.
  225.  
  226.              You may choose to skip the next fields by pressing CTRL-ENTER
  227.         and let the program update these through the processing of the
  228.         purchases and sales.  They are used for the various period reports.
  229.  
  230.  
  231.         Main Menu option D   Locations
  232.  
  233.              A file is used to maintain locations of inventory items.  This
  234.         feature can also be useful for grouping inventory items.
  235.  
  236.              If you have similar items at various locations, you may need to
  237.         establish a numbering system where the last digits of the inventory
  238.         number reflect the location...thus making it easier to enter purchases
  239.         and sales for the proper location.
  240.  
  241.  
  242.         Main Menu option E   Suppliers
  243.  
  244.              This file is used to maintain various suppliers.  It provides
  245.         for name and address, phone number and name of contact with the
  246.         supplier.  This file is maintained with a seven position numbering
  247.         system.  The reorder report is listed in the order of the suppliers
  248.         for easy reordering purposes.
  249.  
  250.  
  251.         Main Menu option F   Reports Menu
  252.  
  253.              The best way of learning the various reports is by trying them
  254.         out.  The sample files should help for this purpose.
  255.  
  256.              Option A.  This report is used for monitoring sales data for
  257.                         the period.  Most users will find a month to be
  258.                         ideal for this period.
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.              Option B.  Similar to option A but will list and subtotal by
  269.                         locations.
  270.  
  271.              Option C.  Prints purchases and sales for the period.  Useful
  272.                         for cash flow and usage purposes.
  273.  
  274.              Option D, E and F
  275.                         Similar to above three options except the reports
  276.                         reflect to date values.  Most users will want to
  277.                         maintain these for a year.
  278.  
  279.              Option G
  280.                         This report will print the total inventory.
  281.  
  282.              Option H
  283.                         This report will print the total inventory by
  284.                         locations.  Each location will be subtotaled.
  285.                         Some users not needing locations may find this to
  286.                         be a useful way of keeping up various inventories.
  287.  
  288.              Option I
  289.                         The reorder report will print those items whose
  290.                         quantities on hand are less then the minimum value.
  291.                         The on order quantities are also displayed and used
  292.                         for the number requiring reordering.
  293.  
  294.              Option J
  295.                         The on order report should be useful for tracking
  296.                         back orders as well as for record purposes.
  297.  
  298.              Option K
  299.                         This option will print price lists.  It also allows
  300.                         for a percentage factor to be used for different
  301.                         price listings.  This value can be left at 1.0000
  302.                         and will print the inventory prices without any
  303.                         changes.  You can increase or decrease the standard
  304.                         price listings as desired.  For example, you can add
  305.                         ten percent to the prices by entering 1.1000 as the
  306.                         factor.  Conversely, you can decrease the price
  307.                         listing by ten percent by entering 0.9000 as the
  308.                         factor.
  309.  
  310.                         To avoid obvious errors, the program limits the
  311.                         factor to 2.0000 and 0.2500.
  312.  
  313.              Option L
  314.                         Inventory location listing.
  315.  
  316.              Option M
  317.                         Inventory supplier listing.
  318.  
  319.  
  320.         Main Menu option G   Reset Periods
  321.  
  322.                         This option will allow you to start new periods by
  323.                         clearing all amounts for the previous period.  You
  324.                         will of course want to make sure you have all the
  325.                         needed reports of the period before choosing these
  326.                         options.
  327.  
  328.                         NOTE:  The To-Date option will also clear the period
  329.                         amounts when selected.
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.                                   CONFIG.SYS file
  335.  
  336.             As stated above, the program will not work without a proper
  337.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  338.        code such as:
  339.                         files=24
  340.                         buffers=20
  341.  
  342.             You can use your editor to check for these lines of code.  You
  343.        can check for it's existence by simply entering  TYPE CONFIG.SYS
  344.        at the prompt of your root directory.  If DOS returns a file not
  345.        found message, you can copy the  CONFIG.DTA  file included with this
  346.        application.  Make sure it is in the root directory and you must
  347.        rename it CONFIG.SYS.  You must restart your system for this file
  348.        to take effect.
  349.  
  350.  
  351.             This file can be sent to your printer by typing the following
  352.        at the DOS prompt:
  353.  
  354.                              COPY EASINV.DOC LPT1:
  355.  
  356.  
  357.          ================================================================
  358.                                      DISCLAIMER
  359.          ----------------------------------------------------------------
  360.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  361.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  362.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  363.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  364.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  365.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  366.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  367.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  368.          ================================================================
  369.  
  370.  
  371.  
  372.